Cómo iniciar un negocio en Costa Rica — Checklist
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El tiempo total para abrir una empresa en Costa Rica, es de tres a cuatro semanas y el costo tiene que ver mucho con el capital de apertura, pero se puede considerar un estimado aproximado de 570.000 CRC.
Sin embargo, hay varios factores que debes tomar en cuenta. Es indispensable que cuentes con un plan que contemple todos los costos y trámites a cubrir para proyectar el negocio a futuro.
Crea tu negocio.
Tipo de empresa.
Debes tener clara la idea del negocio por la cual deseas montar una empresa, para encontrar la clasificación del tipo de empresa o sociedad, que cubriremos a detalle más adelante. También hay otras cuestiones que debes de tener en mente, como el tipo de Persona:
- Si eres una Persona Jurídica tus obligaciones se limitan a los bienes de la entidad. En su inicio requiere la participación de no menos de diez personas mayores de edad para ser constituida.
- Una Persona Física, en caso de deudas u otras obligaciones con terceros, debe responder con su patrimonio personal.
- Si tienes dudas sobre cómo constituir a tu negocio, primero establece quiénes serán todos los participantes en su creación y el rol que desempeñarán.
- También plantea los objetivos financieros y comerciales que deseas alcanzar para tomar una decisión.
- Por último, elige la opción más conveniente para tu patrimonio.
Elige la estructura de la empresa.
Deberás elegir la estructura adecuada para cubrir las necesidades y actividades de tu empresa. Luego, debes redactar un plan de proyecto a futuro que detalle el cronograma y las tareas de cada integrante.
Designa cómo se llevará a cabo la administración de la empresa, y elabora un organigrama con las capacidades que tendrá cada persona.
Planea tus costos a corto, mediano y largo plazo.
Haz todas las proyecciones financieras que creas convenientes.
Identidad del negocio.
Piensa y planea el branding y marketing de tu empresa. Define su logo, nombre y el eslogan para hacerla atractiva al público.
Si necesitas ayuda para encontrar el nombre para tu negocio, asegúrate de consultar el generador gratuito de nombres para empresas de NameSnack.
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Constitución de la sociedad.
Inscripción de la empresa.
Debes recurrir a los servicios de un notario para autentificar y realizar la escritura pública durante el registro de la empresa. Para hacer el trámite en línea es necesario tener acceso al portal de "Tramite ¡Ya!" y una firma electrónica.
- La escritura debe incluir el lugar y fecha en que se celebra el contrato y los nombres, apellidos, nacionalidades, profesiones, estados civiles y domicilios de las personas físicas que constituyen la empresa.
- Nombre o razón social de las personas jurídicas que intervengan y el tipo de sociedad.
- Objeto que persigue el negocio, razón social o denominación, duración y posibles prórrogas.
- Monto del capital social y forma y plazo en que deba pagarse.
- Expresión del aporte de cada socio en dinero, en bienes o en otros valores.
- Domicilio de la sociedad, que deberá ser una dirección actual y cierta dentro del territorio costarricense, en la que podrán entregarse válidamente notificaciones.
- Forma de administración, nombramientos y facultades de los administradores.
- Nombramiento de un agente residente que cumpla con los siguientes requisitos: ser abogado, tener oficina abierta en el territorio nacional, poseer facultades suficientes para atender notificaciones judiciales y administrativas en nombre de la sociedad, cuando ninguno de los representantes tenga su domicilio en el país.
- Modo de elaborar los balances y de distribuir las utilidades o pérdidas entre los socios y, las estipulaciones sobre la reserva legal, cuando proceda.
- Casos en que la sociedad haya de disolverse anticipadamente y las bases para practicar la liquidación de la sociedad.
- Modo de proceder a la elección de los liquidadores, cuando no hayan sido designados anticipadamente y facultades que se les confieren.
- Cualquier otra convención acordada por los fundadores.
El trámite tarda alrededor de cinco días si no se presentan errores.
El notario debe hacer un estudio de registro de bienes muebles e inmuebles como parte del capital y redactar el acta.
Habiendo cumplido los pasos anteriores, únicamente es necesario que se presenten los accionistas con el documento de identificación correspondiente a firmar el acta.
Realizar el pago de timbres o derechos de registro en el Banco de Costa Rica.
Publicar en el diario oficial La Gaceta, el edicto de síntesis de la constitución de la sociedad.
Una vez cumplidos los requisitos, el notario deberá presentar ante el Registro Mercantil, la escritura pública realizada por él, comprobantes de pago y razón notarial de publicación.
Registro del nombre o marca.
Una vez que te hayas decidido por el nombre de tu negocio, debes asegurarte que es único y no confundible con marcas u otras compañías inscritas en el país. Después debes hacer el registro oficial en el Registro de la Propiedad Industrial, que es una unidad administrativa adscrita al Registro Nacional.
Puedes hacer el trámite tú mismo, aunque también hay empresas o gestores que se dedican a hacer este tipo de registros. El proceso dura cuatro meses como mínimo.
Durante los 2 meses siguientes a la primera publicación, cualquier interesado podrá oponerse al registro de tu marca. En caso de que no haya oposición, se pasará a la inscripción.
Si hay oposiciones, puedes solicitar una defensa dentro del mes siguiente. El Registro lo resuelve.
El Registro es quien inscribe tu marca mediante el procedimiento más adecuado, que podrá ser mecánico, electrónico o informático.
Una vez inscrita, el Registro te notificará y emitirá un certificado de registro que deberá entregarte.
Primero asegura la disponibilidad del nombre que deseas utilizar, visitando el portal del Registro de Empresas de Costa Rica.
Solicita el formulario de solicitud haciendo clic en «Solicitud de Marca» .
Una vez aceptada tu marca, el Registro te notificará por el medio que hayas indicado en la solicitud, y te dará un plazo de 15 días para que ordenes la publicación de un aviso en el diario oficial La Gaceta. La publicación deberás realizarla 3 veces y correr tú mismo con los gastos.
Contribuyente tributario.
Inscribe a tu negocio ante Hacienda.
Esta inscripción es necesaria para todas las empresas que realicen una o más actividades económicas que generen ingresos. Este trámite es gestionado por la Dirección General de Tributación.
- Debes presentar el documento de identidad vigente de los involucrados en original y copia.
- Un recibo de luz del local o domicilio fiscal elegido.
- Personería jurídica en caso de ser un representante legal.
- Espera las confirmaciones e instrucciones que te harán llegar para la entrega de tu boleta.
El año fiscal en Costa Rica es del 1ro de octubre al 30 de septiembre del año siguiente.
La inscripción de manera presencial es a título personal o con representante legal.
Registro Único de Contribuyente.
Para comenzar operaciones comerciales, la empresa debe tener el Registro Único de Contribuyente.
Este paso es sencillo, inmediato y en línea. Recibirás el certificado de inscripción en menos de 5 minutos.
Crea una cuenta en el portal de ATV del Ministerio de Hacienda.
Inscribe a la empresa llenado los datos solicitados.
Asegura a tus colaboradores.
Póliza de Riesgos de Trabajo.
Al configurar un negocio con al menos un trabajador, tienes el deber de suscribirte a una aseguradora autorizada para tal efecto, en este caso, el Instituto Nacional de Seguros.
Debes acudir a una de las oficinas del INS o contactar a un agente para que te dé indicaciones, y debes presentar el documento de identidad vigente de los involucrados en original y copia, además de:
- Un recibo de luz del local o domicilio fiscal elegido.
- Personería jurídica en caso de ser un representante legal.
- Boleta de inscripción del Ministerio de Hacienda.
- Nombre completo, ocupación, número de cédula, salario y forma de pago de los colaboradores.
Para tramitarlo en línea, ingresa al sistema RT-Virtual. Ingresa a tu cuenta o regístrate para crear una.
Da clic en el Menú “Inclusiones”, selecciona la opción “Registro de Inclusión” y presiona el botón “Continuar” para seguir con el proceso.
Completa el formulario que aparece en la pantalla, con la información correspondiente al trabajador.
Presiona el botón “Agregar registro” y después “Finalizar el registro de las inclusiones”. Después aparecerá en la pantalla una lista con el número de comprobante de cada trabajador asegurado.
Presiona el botón “Ver comprobante” e imprime o guarda el comprobante.
Caja Costarricense de Seguro Social.
El registro ante la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) es primordial, aunque se trate de un negocio con un único trabajador. Ahí realizarás las aportaciones personales de tus empleados, o las propias.
La inscripción debe hacerse de forma inmediata, una vez que los trabajadores ingresen a la empresa. Considera que ya terminados los trámites, un inspector visitará tu negocio para corroborar la información que hayas otorgado.
Revisa los requisitos que debes presentar, ya que puedes inscribirte como Persona Física o Persona Jurídica.
Si llevas a cabo el trámite de manera presencial, debes presentar todos los documentos en cualquiera de las sucursales u oficinas centrales. Ahí deberás llenar el formulario que te entregarán.
Para llevar a cabo el trámite en línea, sigue las siguientes instrucciones.
Revisa los requisitos que debes presentar, ya que puedes inscribirte como Persona Física o Persona Jurídica.
Otros requisitos.
Permiso Sanitario de Funcionamiento.
Cualquier actividad económica relacionada con rubros agropecuarios, industriales, o de comercios o servicios al público, requieren permisos sanitarios para operar.
Debes tramitar el Permiso Sanitario de Funcionamiento (PSF), en el Área Rectora del Ministerio de Salud que opera en tu cantón.
Presenta una copia de la cédula de identidad o DIMEX (libre condición), del responsable legal.
En caso de ser Persona Jurídica, debes aportar certificación registral o notarial de la personería vigente, con no más de un mes de emitida.
Las empresas que manipulen productos de origen animal, deben contar el Certificado Veterinario de Operación que emite el Servicio Nacional de Salud Animal, esta entidad otorga diferentes tipos de CVO, según sea la actividad o parte del proceso de producción o de comercialización.
Debes presentar una declaración jurada, que es un documento escrito donde confirmas tu declaración voluntaria y verdadera, con tu firma.
Realiza el pago que indiquen. Si calificas como beneficiario del IMAS, puedes solicitar exoneración del pago.
Llena el formulario que te entregarán.
Uso de Suelo.
¿Tendrás un local? Entonces necesitas solicitar el Permiso de Uso de Suelo en la Municipalidad donde operará la empresa.
Preséntate en las oficinas correspondientes.
Completa el formulario e indica la actividad que vas a realizar.
Espera las instrucciones y resolución por parte de la Municipalidad.
Patente Municipal.
Cualquier actividad lucrativa debe tramitar una licencia en la Municipalidad del Cantón que le corresponda, de acuerdo a la ubicación del negocio.
Considera que los trámites y requisitos pueden variar de una Municipalidad a otra.
En caso de sociedades, aporta la Personería Jurídica vigente, original o copia certificada, con tres meses de expedida como máximo.
Presenta el contrato de Póliza de Riesgos del Trabajo o Exoneración, emitido por el INS.
Lleva el permiso Sanitario de Funcionamiento (PSF), del Ministerio de Salud o Certificado Veterinario de Operación (CVO) de SENASA.
Muestra el certificado de uso de suelo (C.U.S) vigente.
Presenta la constancia de la CCSS, que debe estar al día con las cuotas obrero-patronales o documento de exoneración.
Debes estar inscrito ante la Administración Tributaria.
Llena el formulario de trámite para patentes y licencias que te otorguen. Debe estar firmado por todos los involucrados, y ser autenticado por un abogado.
Registro Sanitario de Productos Específicos.
Este paso es necesario para un negocio involucrado con productos como alimentos, químicos, medicamentos o cosméticos.
El trámite de registro se hace en línea por medio de la página de "Traamite ¡Ya!", para lo cual se debe disponer de la firma digital.
En el sitio del Ministerio de Salud puedes encontrar la normativa que aplica para las diferentes categorías de productos que requieren registro sanitario. Ahí se detallan los requisitos para ese trámite.
En el apartado de "Regístrelo" tienes acceso a los manuales de registro y otros documentos de interés en el sistema.
Tipos de empresas o sociedades en Costa Rica:
1. Sociedad Anónima (S.A.).
Una entidad jurídica en donde se participa como socio, por medio de una cantidad de acciones por un valor determinado. El capital social constituye un patrimonio distinto al personal. Se pueden constituir agencias o sucursales dentro y fuera de Costa Rica y realizar todo tipo de negocios.
2. Sociedad de Responsabilidad Limitada (S.R.L. o LTDA).
Es el tipo más simple de las sociedades de capital. Opera con gerentes que se pueden nombrar según vaya creciendo la sociedad. La responsabilidad de sus socios es limitada al monto o cuantía de sus aportes.
3. Sociedad en Nombre Colectivo (S.N.C).
Existe bajo una razón social y en la que todos los socios responden de modo subsidiario a las obligaciones sociales.
4. Sociedad en Comandita Simple (S.C.S.).
Una sociedad mercantil de carácter personalista formada por socios colectivos que contribuyen con trabajo y, que pueden aportar, no aportar, o sólo aportar capital.
5. Sociedad Comandita por Acciones.
Compuesta de uno o varios socios que responden a las obligaciones sociales, y de uno o varios integrantes que únicamente están obligados al pago de sus acciones.
6. Sociedad de Capital e Industria.
Están constituidas por uno o varios socios que aportan capital, con lo mismos derechos y obligaciones que los integrantes de una sociedad colectiva, y uno o varios socios que ingresan con su industria solamente.
Requisitos inscripción al Seguro Social para Persona Física:
1. Documento de identificación:
Necesitas el documento de identificación del representante legal vigente y en buen estado, como la Cédula de identidad, si es nacional y DIMEX, Pasaporte o Cédula de residencia si es persona extranjera.
2. Fotocopias:
Debes presentar fotocopias del documento de identificación de cada persona trabajadora vigente y en buen estado, como la Cédula de identidad, si es nacional y DIMEX, Pasaporte o Cédula de residencia si es persona extranjera.
3. Formato de Solicitud de Inscripción o Reanudación:
Llena el Formato de Solicitud de Inscripción o Reanudación patronal (patrono físico), éste debe ser firmado por el patrono.
Requisitos inscripción al Seguro Social para Persona Jurídica:
1. Documento de identificación:
Necesitas el documento de identificación del representante legal vigente y en buen estado, como la Cédula de identidad, si es nacional y DIMEX, Pasaporte o Cédula de residencia si es persona extranjera.
2. Escritura de Constitución de la sociedad:
Debes presentar este documento físico que será solicitado a los usuarios en caso de no poder ser obtenido por medio del convenio RN-CCSS.
3. Certificación de Personería Jurídica emitida por el Registro Nacional:
El documento físico será solicitado a los usuarios en caso de no poder ser obtenido por medio del convenio RN-CCSS.
4. Fotocopia:
Debes presentar fotocopias del documento de identificación de cada persona trabajadora vigente y en buen estado: Cédula de identidad, si es nacional y DIMEX, Pasaporte o Cédula de residencia si es persona extranjera.
Requisitos inscripción al Seguro Social para Persona Jurídica:
1. Documento de identificación:
Necesitas el documento de identificación del representante legal vigente y en buen estado, como la Cédula de identidad, si es nacional y DIMEX, Pasaporte o Cédula de residencia si es persona extranjera.
2. Escritura de Constitución de la sociedad:
Debes presentar este documento físico que será solicitado a los usuarios en caso de no poder ser obtenido por medio del convenio RN-CCSS.
3. Certificación de Personería Jurídica emitida por el Registro Nacional:
El documento físico será solicitado a los usuarios en caso de no poder ser obtenido por medio del convenio RN-CCSS.
4. Fotocopia:
Debes presentar fotocopias del documento de identificación de cada persona trabajadora vigente y en buen estado: Cédula de identidad, si es nacional y DIMEX, Pasaporte o Cédula de residencia si es persona extranjera.
Pasos para inscripción al Seguro Social en línea para Persona Física y Jurídica:
1. Elige un navegador:
Asegúrate de utilizar alguno de los siguientes navegadores para acceder a estos servicios: Internet Explorer 8 o superior, Mozilla Firefox 3.5 o superior, Google Chrome.
2. Instala los drivers y software:
Necesitas instalar los drivers y software de tu certificado digital y de tu lector de tarjetas en esta computadora, ya sea con el CD que te facilitó tu banco o desde el sitio de firma digital.
3. Conéctate:
Conecta el lector de Tarjetas Inteligentes en tu computadora.
4. Inserta la tarjeta:
Ahora debes insertar la tarjeta en el lector de Tarjetas Inteligentes de tu computadora.
5. Está listo:
Pulsa el botón "Continuar" y sigue las instrucciones que se despliegan y ¡listo!
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